Kun projektit jäävät jumiin - pitäisikö projektin johto ulkoistaa?

Miksi projekteihin nimetään ihmisiä, joilla ei ole aikaa?

Monissa yrityksissä projektijohtaminen jää muiden töiden varjoon. Sitä tehdään ”sivutoimisesti”, ilman selkeää roolitusta, riittäviä resursseja tai jatkuvaa seurantaa. Kun ongelmat havaitaan, ne ovat usein jo kasvaneet suuriksi: tavoitteet hämärtyvät, kustannukset karkaavat ja projektin alkuperäinen tarkoitus unohtuu.

Oma työuraan perustuva kokemukseni on, että projektit käynnistetään liian usein ilman realistista suunnitelmaa käytettävissä olevista henkilöresursseista. Ihmisiä vain nimetään mukaan projektiin, mutta heidän päivittäisistä tehtävistään ei poisteta mitään eikä niille hankita sijaista. Lopputuloksena syntyy illuusio siitä, että projektiin on resursseja, vaikka todellisuudessa kukaan ei ehdi keskittyä siihen kunnolla.

Lisäksi projektien suunnittelua vaivaa usein liiallinen optimismi työn tehokkuudesta. Projektitehtävät eivät ole rutiinityötä – ne vaativat uusia työtapoja, mallien luomista ja testaamista. Kun projekti hoidetaan muiden töiden ohella, jatkuvien keskeytysten keskellä, tehokkuus romahtaa ja aikataulut venyvät väistämättä.

Kuka oikeasti vie projektin maaliin?

Projektit eivät kaadu teknisiin ongelmiin vaan siihen, ettei niillä ole riittävää johtajuutta. Hyvä projektijohtaja varmistaa, että tekemisellä on suunta, rytmi ja että ongelmat havaitaan ennen kuin ne räjähtävät käsiin. Hän pilkkoo tavoitteet konkreettisiksi askeliksi, luo vakioituja työtapoja ja varmistaa, että projektissa tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan.

Kaikilla yrityksillä ei kuitenkaan ole tällaista resurssia – eikä aina ole järkevää palkata sellaista pysyvästi. Siksi ulkopuolinen projektijohtaja voi olla ratkaiseva tekijä. Kun asiantuntija otetaan mukaan jo projektin valmisteluvaiheessa, riskit voidaan tunnistaa ja niihin varautua ennen kuin ongelmat ehtivät syntyä.

Jos seuraava projekti on liian tärkeä epäonnistuakseen, kannattaa miettiä kuka todella vie sen maaliin? Tukeman TahtiPro™-palvelu tuo taloon kokeneen projektijohtajan, joka ottaa ohjat käsiinsä, tekee tavoitteet näkyviksi ja varmistaa, että ideat viedään loppuun asti. Yrityksen oma väki saa keskittyä ydinliiketoimintaan, kun projekti etenee ammattimaisella otteella kohti maalia.